Vergadering plannen: Doodle & Whenisgood

Afspraken maken voor een vergadering vereist dikwijls vaak heel wat onnodig heen en weer gemail en gebel, zeker als je met wat meer bent. Gelukkig bestaan er ook hier een paar handige tooltjes die het leven wat aangenamer kunnen maken: When is good en Doodle.

When is good gebruik je vooral als je een aantal blokken wil voorstellen voor een bijeenkomst. Dat kun je gelukkig heel simpel en snel doen door alle blokken groen te schilderen die jou goed uitkomen, en that’s it. Rechts onderaan kun je dit voorstel doorsturen naar een aantal collega’s die op hun beurt de blokken markeren die hen goed uitkomen. Alles wordt bijgehouden en het gecombineerd resultaat is wat je uiteindelijk te zien krijgt. Simpel. Er is geen login vereist, geen registratie, helemaal niets -dat maakt het tot een lichtgewicht service waar je misschien wel snel naar zult grijpen -tenzij je eerst naar Doodle grijpt.

Waarom zou je dat echter doen? Wel, er zijn wel een aantal redenen te verzinnen: Doodle heeft net iets meer mogelijkheden zonder dat het allemaal moeilijker of logger wordt. Eerst en vooral, in Doodle kun je net als in whenisgood heel snel en vlot een tijdstip doorsturen voor die volgende vergadering. Net als bij whenisgood is registratie niet vereist, noch voor de initiator noch voor de deelnemers. Maar er zijn een aantal bijkomende zaken waardoor Doodle voor mij Whenisgood toch het nakijken geeft.

• Je kunt in Doodle bijvoorbeeld ook razendsnel een poll organiseren, waarbij niet gekozen wordt voor een bepaald tijdstip, maar wel voor welke film je met je vrienden wil gaan bekijken. Of wat je vooraf gaat eten. Of waar je nadien nog naartoe gaat.
• In het overzichtsvenster van de poll kan iedereen zien wie al gestemd heeft en waarvoor.
• Bovenaan het pollscherm lees je meteen in een bondig rapport hoeveel mensen al gestemd hebben, wat de populairste keuze is en hoeveel mensen ervoor gestemd hebben. Handig!
• De initiator van een poll krijgt telkens een verwitting in de mailbox wanneer iemand gestemd heeft.

Beide applicaties vullen zonder twijfel een klein gaatje in de markt en zijn zeer nuttig voor diegenen die geen Sharepoint of iets gelijkaardigs hebben. Wat mij betreft loopt Doodle met de oppergaai weg. Veruit. Vul zelf de Doodlepoll eens in, en je zult zien hoe makkelijk en snel het allemaal kan.